Praktisk Information

• Vi bruger den mailadresse som I tilmelder under, til al kommunikation. Det er også her vi sender meddelelser om aflysninger. Vi gør alt for at undgå aflysning af undervisning, men da kommunens skoler har den primære brugsret til træningsfaciliteterne, er det desværre til tider uundgåeligt. Der er indregnet aflysninger i beregning af kontingentet.
• Husk at du selv skal tegne ulykkesforsikring for dig og dit barn
• Vi beder også forældre om aktivt at give en hånd med, når redskaber før/efter timen skal stilles frem/tilbage. Det er til virkelig stor hjælp. På forhånd mange tak.
• Udmeldelse: Da flere børn/voksne ofte står på venteliste er det ønskeligt, at man giver besked om udmeldelse, såfremt man ikke længere ønsker at gøre brug af sin plads på holdet. Dette gøres til kontaktpersonen på holdet. Dette vil glæde den næste på listen.
• Fredensborg Gymnastikforening efterlever kravet om at indhente børneattester på personer på 15 år og derover, som har vedvarende instruktion, træning eller anden direkte kontakt med børn, der er 14 år eller yngre. Hvis der er anmærkninger på børneattesten vil samarbejdet straks ophøre.
• Tilmelding til hold samt betaling sker on-line via hjemmesiden. Tilmelding kan fortrydes efter de første to gange deltagelse på holdet og tilmeldingsgebyret returneres. Efter de første to gange deltagelse er tilmelding bindende og tilmeldingsgebyr refunderes ikke længere.
• For at et hold bliver oprettet, kræves et minimum antal deltagere, som er fastsat af bestyrelsen.
  Ved for få tilmeldte, kan holdet blive annulleret og kontingentet bliver tilbagebetalt.
• Skulle du eller dit barn være uheldig at komme til skade til en træning i Fredensborg Gymnastikforening, så er  det din egen ulykkesforsikring der skal dække skaden.
  Vær specielt opmærksom på, at parkour og springgymnastik i nogle forsikringsselskaber betegnes som "farlig sport" og dermed kræver tilvalgsdækning på policen!
  Foreningens forsikring dækker kun ansatte og ikke medlemmer.

Foto

Vi vil gerne vise medlemmer, forældre og andre interesserede de film og fotos, som bliver optaget i vores forening.
Vi benytter fotos på egen hjemmeside, i pressemeddelelser og i publikationsmaterialer fra egne træninger, stævner, og opvisninger.

Alle registrerede medlemmer, ansatte og bestyrelse accepterer, at foreningen benytter film og foto, hvor medlemmer kan optræde. Hvis et medlem ønsker at frasige sig denne automatiske accept, skal man kontakte foreningen via mail

Har du spørgsmål eller indsigelser mod et bestemt foto bedes du straks kontakte en i bestyrelsen.

Bestyrelse

Formand  Karina Søborg

Næstformand: Anja Andersen

Kasserer: Laila Blæsbjerg Pedersen

Mail & webmaster: Kristine Jørgensen

Menigt medlem: Gitte Lindén

Menigt medlem: Mette Krogh

Menigt medlem: Pia Hedegaard 

 

Privatlivspolitik for idrætsforeninger

23. maj 2018

Fredensborg Gymnastikforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Fredensborg Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Laila Blæsbjerg Pedersen
Adresse: Nørredamsvej 106, 3480 Fredensborg
CVR: 29268711
Telefonnr.:27252512
Mail: info@fgym.dk
Website: www.fgym.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger :
1) Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
  2) Oplysninger om ledere og trænere:
• Almindelige personoplysninger:
  o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  o CPR-nummer
  o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage in-formation og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.

2. udgave, februar 2018.

God fornøjelse med den flotte gymnastik!

Vedtægter for 

Fredensborg Gymnastikforening

§1 Foreningens navn

§1 Fredensborg Gymnastikforening

§2 Foreningens hjemsted

§2 Fredensborg

§3 Foreningens formål

§3 Foreningens formål er at give alle interesserede i Fredensborg og omegn, uanset alder, køn, nationalitet og færdigheder, mulighed for at dyrke gymnastik og anden motion.

§4 Medlemskab

4.1 Alle, der går ind for foreningens formål, kan blive medlem. Man er medlem af foreningen, når kontingentet er betalt.

4.2 Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, der arbejder imod foreningen. Det ekskluderede medlem kan skriftligt forlange, at eksklusionen bliver prøvet på førstkommende generalforsamling.

§5 Generalforsamlingen

5.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed

5.2 Bestyrelsen indkalder med minimum 1 måneds varsel alle medlemmer til den årlige generalforsamling. Indkaldelse til generalforsamling sker via foreningens hjemmeside.

Generalforsamling afholdes inden udgangen af april. 

5.3 Forslag til dagsordenen sendes til formanden senest 14 dage før og endelig dagsorden med bilag offentliggøres 8 dage før.

5.4 Stemmeret Alle medlemmer, der er fyldt 16 har stemmeret. Forældre til børn under 16 år har en stemme pr. barn – dog har intet medlem mere end én stemme 

5.5 Alle, der er fyldt 16 år, kan vælges til bestyrelsen – dog skal formand og kasserer være fyldt 18 år

5.6 Alle afgørelser vedtages med simpelt flertal – dog skal vedtægtsændringer besluttes med 2/3 flertal. Alle afstemninger afgøres ved håndsoprækning. Dog skal der være skriftlig afstemning, hvis 3 medlemmer på generalforsamlingen ønsker det samt ved alle kampvalg.

5.7 Generalforsamlingens dagsorden 

1. Valg af dirigent og stemmetællere
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
4. Indkomne forslag
5. Forslag til handlingsplan og budget
6. Valg af bestyrelse og to suppleanter
7. Valg af revisor og suppleant
8. Evt.

§6 Ekstraordinær generalforsamling

6.1 Et flertal i bestyrelsen kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, og bestyrelsen skal indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, når mindst 10 % af medlemmerne ønsker det. 

6.2 Indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling skal ske senest 14 dage efter modtagelsen af begæringen. Med indkaldelsen sendes den endelige dagsorden. Varsling som ved den ordinære generalforsamling.

§7 Bestyrelsen

7.1 Bestyrelsen står for den daglige ledelse af foreningen mellem de årlige generalforsamlinger.

7.2 Bestyrelsen består af 5 eller 7 medlemmer der efter generalforsamlingen fordeler posterne mellem sig, med minimum en formand og en kasserer

7.3 Bestyrelsen vælges for: 2 år og kan genvælges 

7.4 Der vælges hvert år to suppleanter til bestyrelsen. Hvis et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i valgperioden indtræder 1. suppleanten i stedet og bestyrelsen fordeler posterne mellem sig på ny.

7.5 Der vælges hvert år revisor og suppleant

7.6 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.

7.7 Bestyrelsen udarbejder et aftalepapir for dets interne samarbejde og kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov.

§8 Regnskab/økonomi

8.1 Regnskabsåret er kalenderåret (regnskabsperioden er 1/1 -31/12) 

8.2 Regnskabet føres af kassereren og skal indeholde oversigt over indtægter og udgifter samt en status.

8.3 Regnskabet forelægges bestyrelsen løbende samt tilses og revideres af den af generalforsamlingen valgte revisor.

§9 Aftaleret

9.1 Det er formanden eller kassereren i forening med et andet bestyrelsesmedlem, der har ret til at indgå aftaler på foreningens vegne. Bestyrelsen kan uddelegere aftaleretten til enkelte bestyrelsesmedlemmer eller nedsatte arbejdsgrupper. Ved køb eller salg af fast ejendom skal hele bestyrelsen underskrive aftalen.

9.2 Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

§10 Vedtægtsændringer

§10 Ændringer af vedtægterne kan vedtages på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, når forslaget er indsendt til tiden og mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.

§11 Opløsning af foreningen

11.1 Foreningen kan opløses med 3/4 flertal af de fremmødte på to generalforsamlinger, som holdes med mindst en måneds mellemrum.

11.2 I tilfælde af opløsning gives foreningens formue til almennyttige formål, som besluttes på den opløsende generalforsamling